Czy lubisz randki? Ja też nie.
Zdałem sobie sprawę, że nadszedł czas, aby rzucić moją ostatnią pracę, kiedy zdałem sobie sprawę, że spędzam średnio sześć godzin dziennie na spotkaniach, z których wiele poproszono mnie wyłącznie w celach informacyjnych.
Read.ai zebrał 10 milionów euro, starając się lepiej zrozumieć, co jest nie tak podczas spotkań, aby ludzie, którzy je prowadzą, mogli lepiej sobie radzić.
Ich oprogramowanie analizuje podstawowe dane, takie jak czas rozpoczęcia i zakończenia, frekwencja i czas spędzony na różnych tematach. Następnie uwzględnia obserwacje pochodzące z uczenia maszynowego z nagrań audio i wideo, które wskazują poziomy zaangażowania mierzone takimi czynnikami, jak zaangażowanie, ton głosu i ekspresja wizualna.
W kwietniu firma opublikowała raport oparty na analizie ponad trzech milionów śledzonych minut spotkań, który zawierał kilka przekonujących spostrzeżeń.
Uczestnicy uważają jedno na pięć spotkań za nieodpowiednie, a tylko 46% otrzymuje ocenę „dobrą”.
Wśród podanych powodów liczba spóźnionych uczestników rośnie wraz z rozmiarem spotkania, osiągając 51% spóźnień na spotkania z udziałem siedmiu lub więcej osób.
Średnio 30% uczestników spóźnia się, jedna czwarta nie angażuje się, jedna osoba przemawia przez prawie połowę większości małych spotkań, a 22% uczestników na spotkaniach liczących co najmniej siedem osób nie mówi ani słowa.
Wyniki te odzwierciedlają moje własne doświadczenia, dlatego chciałem porozmawiać ze współzałożycielem Read.ai, Davidem Shimem, w celu uzyskania porady, jak ulepszyć spotkania. Sprowadzały się one do tych siedmiu czynników.
zacząć punktualnie. Złe spotkania wcześnie się wykolejają, mówi Shim. Średnio zaczyna się 3,3 minuty później, co nie wydaje się dużo, jeśli nie pomnożysz straconego czasu przez liczbę osób w pokoju. Im późniejsza godzina rozpoczęcia, tym bardziej rozłączona będzie grupa. Nowo przybyli również mają tendencję do mniejszego udziału niż ci, którzy byli tam od początku. „Początkowo wywołuje to uczucie depresji” — mówi Shim.
Zaproś mniej osóbzwłaszcza w dużych zgromadzeniach. „Spośród spotkań, w których uczestniczyło co najmniej siedem osób, 40% nie angażowało się w rozmowę” — mówi Shim. „Fakt, że decydujesz się zaprosić zbyt wiele osób, stawia wszystkich w dziurze, ponieważ boją się urazić innych”. Zamiast tego osoby, które rzadko biorą udział w dyskusji, powinny zostać usunięte z listy zaproszonych lub aktywnie zachęcane do zabrania głosu.
wiedzieć, kiedy się zamknąć. Badania wykazały, że podczas spotkań trzy- i sześcioosobowych jedna osoba zwykle poświęca prawie połowę czasu rozmów. To jest wykład, a wykłady są nudne. „Widzimy spadek zaangażowania, ponieważ mniej osób monopolizuje rozmowę” – mówi Shim. „Sprowadzanie ludzi, którzy nie mówili, jest cenne, ponieważ sprawia, że czują się zaangażowani. Obowiązkiem gospodarza jest wiedzieć, kto będzie uczestniczył.
krótsze spotkania. Jako dziennikarz otrzymuję wiele argumentów za cytatami dla dyrektorów i premierami produktów, więc wiele lat temu zacząłem ograniczać wszystkie te spotkania do 20 minut. Odkryłem, że bardziej napięty harmonogram zmusza ludzi do punktualnego rozpoczęcia pracy, szybszego przechodzenia do sedna i ograniczenia gadania. Badania Read.ai potwierdzają to. Okazało się, że zaangażowanie uczestników spada o 16% od początku do końca przeciętnego spotkania, a rozłączenie osiąga ponad 40% podczas spotkań dłuższych niż 50 minut. Rada Shima jest prosta: „Najważniejsze rzeczy stawiaj na pierwszym miejscu” — mówi.
Unikaj odwrotu do tyłu i nieodpowiednich momentów. Wartość maleje wraz ze wzrostem liczby spotkań, mówi Shim. „Ludzie częściej się spóźniają lub nie zobowiązują się, a jest czas, kiedy możesz wpaść na kogoś za często” – mówi. Piątkowe popołudniowe spotkania są wyjątkowo niepopularne. Najlepsze pory tygodnia to wtorek i środa rano.
wideo w. Chociaż wielu z nas ma stosunek miłości/nienawiści do kamery podczas rozmów wideo, badania Read.ai wskazują, że włączenie jej „prowadzi do lepszych reakcji innych” – mówi Shim. „Nawet jeśli nie lubisz mieć wideo, zwykle sprawia to wrażenie, że jest pewien poziom zaangażowania”. Poza tym nie można tak łatwo zasnąć.
poproś o informację zwrotną. Wielu twórców ankiet internetowych oferuje ograniczone bezpłatne subskrypcje, które są całkowicie wystarczające do zbierania anonimowych informacji zwrotnych po spotkaniu. Ponieważ niewielu z nas jest ekspertami w facylitacji spotkań, szkoda z nich nie skorzystać.
Prawa autorskie © 2022 IDG Communications, Inc.