Wielu pracowników na całym świecie pracuje teraz zdalnie z powodu pandemii COVID-19. W przypadku niektórych osób przejście przebiegło bezproblemowo: być może pracowali już w domu w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin albo cieszyli się, że nie muszą znosić długich codziennych dojazdów do biura. Innym może być trudniej dokonać zmiany. Po pierwsze, nie byli technologicznie wyposażeni, aby zamienić swój dom w miejsce do pracy.
Jak zapewne zauważyłeś, praca zdalna ma w rzeczywistości wiele zalet, w tym zwiększoną produktywność i lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Zanim jednak będziesz mógł cieszyć się nagrodami, musisz wyposażyć się w odpowiednie oprogramowanie — otwiera się w nowej karcie — oraz narzędzia do domowego miejsca pracy.
Oto niektóre z najważniejszych narzędzi i programów, które powinieneś mieć do dyspozycji, bez względu na to, czym się zajmujesz.
Materiał
Może to brzmieć trochę banalnie, ale jest to niezbędny punkt wyjścia: potrzebujesz podstawowego sprzętu do pracy zdalnej, w tym działającego komputera stacjonarnego lub laptopa, niezawodnego Wi-Fi i smartfona. W zależności od wykonywanej pracy możesz również potrzebować drukarki, skanera, telefonu stacjonarnego i innego sprzętu. Na przykład, jeśli jesteś grafikiem, prawdopodobnie będziesz chciał mieć możliwość drukowania próbnych.
Jeśli jeszcze nie masz tych urządzeń, a są one niezbędne w Twojej pracy, Twój pracodawca prawdopodobnie zapłaci za nie lub zwróci Ci koszty specjalnego sprzętu, który musisz kupić podczas pracy zdalnej. Nawet jeśli nie, te narzędzia są dobrą inwestycją, która będzie ci dobrze służyć w przyszłości, nawet gdy wyczerpią się pozostałe zamówienia.
Microsoft Office 365
Prawdopodobnie korzystasz już z wielu aspektów pakietu Office, w tym programów Word, Excel, Outlook i prawdopodobnie PowerPoint. Programy te są praktycznie obowiązkowe w przypadku każdej pracy biurowej, a także takiej, w której nie siedzisz cały dzień przed komputerem i są zawarte w platformie.
Istnieją inne funkcje, które mogą być szczególnie przydatne w pracy zdalnej, w tym Microsoft Teams, który umożliwia współpracę ze współpracownikami za pośrednictwem wiadomości, edycji na żywo, udostępniania plików, czatów itp. Jest to szczególnie przydatne, gdy nie masz czasu na spotkania twarzą w twarz ze współpracownikami, których zwykle widujesz na co dzień.
Narzędzia do zarządzania projektami są przydatne nawet wtedy, gdy pracujesz w biurze ze współpracownikami, ale są szczególnie ważne, gdy musisz zdalnie śledzić projekty. Na przykład Trello umożliwia przypisywanie członków zespołu do zadań, ustalanie terminów i nie tylko. Układ graficzny wykorzystuje system kart, które można przesuwać w różnych kolumnach i pozwala zobaczyć ogólny postęp projektu.
Dostępnych jest również wiele innych popularnych platform do zarządzania projektami, w tym Monday, Asana, Basecamp, Wrike i wiele innych. Niektóre są bezpłatne na najbardziej podstawowych poziomach planu, a większość ma płatne opcje dla większych zespołów lub dodatkowe funkcje.
Chmura obliczeniowa
Platformy przetwarzania w chmurze zasadniczo odtwarzają Twoje środowisko pracy w przestrzeni wirtualnej, zapewniając przechowywanie, zarządzanie aplikacjami, analizę danych, bezpieczeństwo, wsparcie i nie tylko. Rozwiązania te są skalowalne, gdy zachodzi potrzeba dodania zasobów i usług, dostępne dla użytkowników, którzy muszą współpracować zdalnie, i często niedrogie.
Dostępnych jest wiele opcji platformy przetwarzania w chmurze, ale główni dostawcy to Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Microsoft Azure, Alibaba i Oracle Cloud.
Platformy do wideokonferencji i czatów
Jak zapewne już wiesz, pozostawanie w kontakcie ze współpracownikami w czasie pandemii, a także w „normalnych” okolicznościach, jest ważne dla optymalnej współpracy. Jest to również łatwiejsze niż kiedykolwiek dzięki technologii. Dzięki platformom takim jak Zoom i Webex możesz nadal regularnie spotykać się twarzą w twarz, jeden na jednego lub z całym zespołem.
W przypadku mniej formalnej komunikacji, takiej jak szybkie zameldowanie, wypróbuj narzędzia takie jak Slack lub Rocket.Chat. Ta aplikacja umożliwia wysyłanie bezpośrednich wiadomości lub czatowanie między kanałami, które obejmują zespoły lub wybrane grupy osób. Możesz nawet wysyłać i udostępniać pliki na kilku z tych platform, a niektóre pozwalają także przełączać się na konferencje wideo i audio, gdy zajdzie taka potrzeba.
Narzędzia bezpieczeństwa cybernetycznego są nie tylko ważne dla ochrony własnych informacji i prywatności, ale są szczególnie niezbędne podczas uzyskiwania dostępu do potencjalnie wrażliwych plików i danych firmowych. W końcu nie chcesz narażać siebie ani swojej organizacji na ryzyko. Te narzędzia są ważne bez względu na to, gdzie pracujesz i są niezbędne w Twoim domowym biurze.
Jednym z narzędzi, które powinieneś mieć w swoim repertuarze, jest wirtualna sieć prywatna (VPN). VPN chroni Twoją prywatność, ustanawiając prywatną sieć i ukrywając Twój adres IP podczas uzyskiwania dostępu do Internetu. Będziesz mógł ukryć swoją lokalizację i inne dane, dzięki czemu będziesz mógł anonimowo surfować po Internecie. Jest to szczególnie ważne podczas uzyskiwania dostępu do sieci publicznych, takich jak hotspoty Wi-Fi, które narażają Cię na szczególne niebezpieczeństwo.
Oprogramowanie do cyberbezpieczeństwa jest oczywiście również ważne: chroni Twoje urządzenia przed zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie i hakerzy. Możesz także skonfigurować system uwierzytelniania dwuskładnikowego. Oznacza to, że musisz przedstawić dwie formy potwierdzenia swojej tożsamości, takie jak wprowadzenie hasła i kodu, który zostanie wysłany do Ciebie e-mailem lub SMS-em.
Istnieje wiele innych rodzajów oprogramowania i sprzętu, które mogą być potrzebne w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Na przykład osoby pracujące w branżach kreatywnych mogą potrzebować usługi Adobe Creative Cloud. Z drugiej strony doradcy finansowi mogliby skorzystać z programu takiego jak Money Tree. Jednak te wymienione tutaj to podstawy potrzebne większości pracowników w dowolnej branży, niezależnie od tego, czy jest to programista, czy administrator komputera stacjonarnego.
Jeśli te programy i narzędzia nie są jeszcze skonfigurowane na Twoich urządzeniach, skontaktuj się z pracodawcą. Mogą zapewnić im instalację, którą często można wykonać zdalnie, zapłacić im lub zwrócić koszty. Nawet jeśli nie, nadal powinieneś starać się mieć te narzędzia w swoim środowisku pracy z domu - będziesz ich używać w kółko do wielu celów, niezależnie od swojej pracy lub organizacji.
Malcom Ridgers, Bairesdev (otwiera w nowej karcie)