Od Pekinu po Bourton on the Water i wszędzie pomiędzy nimi wydarzenia i spotkania są odwołane. Starbucks odwołał coroczne zgromadzenie akcjonariuszy firmy i zamiast tego organizuje wirtualne zgromadzenie. Konferencja TED w Kanadzie nie odbędzie się, przełożona wraz z setkami innych targów. Analityka wyszukiwarek Google pokazuje, że zainteresowanie wirtualnymi spotkaniami osiągnęło rekordowy poziom. Liczba żądań dotyczących „wideokonferencji” jest o 75% większa niż tydzień temu, a ruch w wynikach wyszukiwania również rośnie. Jeśli jeszcze tego nie zrobiły, firmy przygotowują się do zamknięcia swoich biur i poproszenia ludzi o pracę z domu. Zagrożenie zakażeniem koronawirusem zrodziło największe w historii doświadczenie społeczno-gospodarcze i kulturalne: wirtualną pracę prowadzoną na dużą skalę. W jakim stopniu życie biznesowe może być kontynuowane bez zakłóceń? Czy wirtualne firmy staną się teraz nowym standardem? W Chinach miliony ludzi zostały zmuszone do porzucenia norm kulturowych i udania się do biura i odbywania spotkań twarzą w twarz, co przyniosło wiele pozytywnych korzyści. A jeśli Starbucks może zorganizować najważniejsze spotkanie w swoim roku finansowym przy użyciu technologii wideokonferencji, dlaczego każda firma nie może w co najmniej 75% przypadków zamienić kontakty fizyczne na wirtualne? W przypadku niektórych firm, szczególnie pracowników wiedzy w sektorach technologicznych, praca zdalna i wirtualne spotkania są na porządku dziennym. Jednak zaskakująco duża liczba firm nie zauważyła jeszcze korzyści. Teraz, podobnie jak pracodawcy w Chinach, Włoszech i innych regionach objętych kwarantanną, będą zmuszeni przyłączyć się do eksperymentu i przyjąć politykę „najpierw wirtualny”.
Ograniczenie podróży poprzez przejście na spotkania wirtualne poprawiłoby jakość powietrza
Wuhan było jednym z najbardziej zanieczyszczonych miast na świecie, szczególnie pod względem jakości powietrza. Teraz, od początku lutego, kiedy wprowadzono pierwsze ograniczenia w podróżowaniu w związku z koronawirusem, poziom dwutlenku azotu nad miastem znacząco spadł. Obecnie są one od 10 do 30% niższe od poziomów oczekiwanych na tę porę roku. Te same tendencje mierzono w północnych Włoszech i rejestrowano na zdjęciach satelitarnych zaledwie przez trzy tygodnie, odkąd kraj wprowadził „blokadę”. Dla wszystkich rządów, które wciąż potrzebują przekonania, powinien to być wystarczająco mocny dowód na to, że zanieczyszczająca działalność przemysłowa i transport są głównymi przyczynami złej jakości powietrza, a skutki można szybko odwrócić.Praca zdalna jest korzystna dla każdego
W Chinach, choć wiele firm deklaruje elastyczną politykę pracy, rzeczywistość jest zupełnie inna. Wielu pracowników, którzy wcześniej codziennie dojeżdżali do pracy przez wiele godzin, zgłasza poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz poczucie szczęścia. Nawet sceptyczni szefowie przyznają, że produktywność jest w rzeczywistości lepsza. W przypadku organizacji, które nie przyjęły jeszcze wirtualnych zadań i spotkań, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii: - Przyjmij podejście odgórne Kultura w miejscu pracy musi się zmienić, a przejście do modelu komunikacji wirtualnej musi nastąpić odgórnie. W wielu organizacjach podróże służbowe są postrzegane jako coś, do czego można dążyć: rezerwa dla kadry kierowniczej wyższego szczebla. Status pokazów lotniczych i kartę często podróżującego można uznać za proporcjonalne do Twojego statusu zawodowego. Jeśli jednak ci przywódcy wyższego szczebla będą w stanie wykazać korzyści płynące z wirtualnych spotkań, reszta organizacji pójdzie ich śladem. - 10% spotkań jest lepszych w przypadku spotkań twarzą w twarz Bliskie relacje robocze i efektywne tworzenie sieci kontaktów można wspierać w środowisku wirtualnym, ale ich dynamika jest inna. Z doświadczenia wynika, że w 10% przypadków spotkania naprawdę muszą odbywać się twarzą w twarz, aby przyniosły wymagany efekt, np. spotkanie z potencjalnym dostawcą po raz pierwszy. Ludzie lubią widzieć biel w oczach swoich kolegów i współpracowników, ale zdecydowaną większość spotkań można równie skutecznie przeprowadzić przy użyciu technologii wideokonferencji.Jak „humanizować” wirtualne spotkania i zwiększać ich efektywność
Oto cztery kluczowe wytyczne:- Żarty przed spotkaniem nie są stratą czasu — są niezbędne do budowania silnych relacji zawodowych, dlatego poświęć trochę czasu na rozmowę wcześniej. Każdy uczestnik musi rozumieć swoją rolę i pożądane rezultaty spotkania.
Upewnij się, że wszyscy jasno rozumieją pożądany wynik spotkania i ponoszą odpowiedzialność. „Poza zasięgiem wzroku” może stanowić problem. Bardziej niż w przypadku spotkań twarzą w twarz ludzie muszą mieć jasność co do swoich ról i obowiązków.
Traktuj wszystkich uczestników spotkania jednakowo. To naturalne, że kochasz pewne osoby w swoim zespole bardziej niż inne i łatwiej je znaleźć. Podczas wirtualnego spotkania może to powodować sytuacje, w których niektórzy uczestnicy wydają się być faworyzowani w stosunku do innych, co pozwala im na bardziej aktywny udział w dyskusjach, a podejmowanie decyzji może wywołać niechęć, którą w środowisku wirtualnym trudno kontrolować. Korzystając z wideokonferencji i umożliwiając każdemu członkowi wyraźne widzenie każdego uczestnika na ekranie, znacznie trudniej jest komukolwiek pozostać na krawędzi dyskusji w zespole.
Ułatw dołączanie do spotkań i unikaj spóźnień. Nagła konieczność prezentowania wirtualnych spotkań i zadań z powodu wirusa koronowego może stworzyć wyzwania techniczne, ponieważ ludzie będą korzystać z różnych, często zastrzeżonych rozwiązań do obsługi spotkań. Niektóre osoby mogą na przykład korzystać ze Skype, Microsoft Teams lub Zoom. Istnieją obecnie rozwiązania techniczne, które pozwalają uczestnikom korzystać lokalnie z dowolnego oprogramowania i dołączać do tego samego spotkania wideo, bez konieczności pobierania nowych aplikacji i mieć takie same doświadczenia.
Oczywiste jest, że koronawirus będzie miał ogromne konsekwencje, to już miało miejsce. Nie da się też przewidzieć, jak i kiedy zakończy się obecny kryzys. Możemy być pewni, że świat jest zmuszony do ponownego przemyślenia sposobu prowadzenia działalności gospodarczej i spojrzenia na pracę wirtualną. Ståle Reitan jest dyrektorem generalnym Synergy Sky