Covid-19 był najbardziej destrukcyjnym kryzysem, który wpłynął na biznes, społeczeństwo i gospodarkę Wielkiej Brytanii w historii czasu pokoju. Udowodniono, że wirus jest bardziej szkodliwy i śmiercionośny, niż ktokolwiek przewidywał zaledwie kilka miesięcy temu. W rezultacie tysiące firm nie miały innego wyjścia, jak zamknąć swoje biura i wdrożyć kompleksową strategię pracy zdalnej dla wszystkich pracowników.
O autorze Sridhar Iyengar jest dyrektorem zarządzającym Zoho Europe. Ponadto, ze względu na niezwykle szybkie tempo eskalacji, wiele firm w Wielkiej Brytanii miało nie więcej niż tydzień lub dwa na przegląd całej swojej wewnętrznej strategii operacyjnej, aby przejść do modelu pracy w 100% zdalnej. Chociaż prawdą jest, że elastyczne formy pracy były w ostatnich latach rosnącym trendem w coraz większej liczbie firm, tysiące firm po prostu nie są przygotowane do przygotowania całej siły roboczej do pracy zdalnej.
Infrastruktura IT
Wiele z nich znajduje się w sytuacji, w której nie dysponuje infrastrukturą informatyczną i aplikacjami do nadzorowania operacji. Brakuje im również narzędzi i technologii do współpracy, aby poradzić sobie ze zmianami w pracy zdalnej, i są słabo przygotowani do ponownego szkolenia personelu w zakresie korzystania z nowych systemów. Ponadto zarządzanie zadaniami takimi jak listy płac, analityka, finanse, sprzedaż, a także bezpieczeństwo danych i spójność miejsca pracy za pośrednictwem wideokonferencji w ciągu pół miesiąca może być czasochłonne. . Niedawne badanie przeprowadzone przez firmę private equity Leonne International wykazało, że ponad jedna czwarta decydentów biznesowych uważa, że w ich firmie brakuje wykwalifikowanych pracowników do obsługi „powszechnej i długoterminowej pracy zdalnej dla personelu”. Jednocześnie cztery na dziesięć firm deklaruje, że zamierzają zwiększyć inwestycje w IT i technologię, aby wesprzeć swoich pracowników pracujących w izolacji rodzinnej, a blisko połowa firm powinna być bardziej otwarta na współpracę w tym trudnym okresie. . Dobrą wiadomością jest to, że dostępnych jest wiele usług i technologii, które zapewniają, że firmy mogą nadal działać względnie płynnie, pomimo zakłóceń.
Oprogramowanie jako usługa
Na przykład dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w zakresie oprogramowania jako usługi (SaaS) i technologii chmurowych świat nigdy nie był lepiej przygotowany do radzenia sobie z kryzysem, który w dającej się przewidzieć przyszłości ograniczył tak wielu ludzi do ich domów. . Nadszedł jeden z najtrudniejszych czasów dla firm, które miały szczęście przetrwać ten straszny czas i zbliżającą się recesję. Przeszkolenie pracowników, przyzwyczajenie się do nowych usług i aplikacji oraz odtworzenie zdalnej wersji kultury biurowej to połowa sukcesu w utrzymaniu produktywności, a nawet rentowności firmy. Jednak zaangażowanie się w „zupełnie nowe” podejście do pracy zdalnej nie oznacza, że musisz spłukiwać kulturę korporacyjną wodą do kąpieli. W rzeczywistości dostawcy internetowych narzędzi biznesowych i firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania spędzili lata, upewniając się, że ich technologia działa tak płynnie i bezpiecznie, jak to tylko możliwe, umożliwiając pracownikom płynne przełączanie się między środowiskami zdalnymi i biurowymi, bez zachmurzania lub zakłócania kultury korporacyjnej lub kanałów komunikacji. Technologia nie może zastąpić kultury, ale może ją uzupełniać. Kulturę nadal można promować na odległość, co może wynikać z silnego przywództwa nadającego ton i zapewniającego promowanie tych samych aspektów kulturowych w całej firmie. Jednak nadal prawdą jest, że przyjęcie dużej liczby nowych usług w ciągu kilku tygodni może być trudne, a firmy i pracownicy powinni pamiętać o kilku rzeczach, wdrażając model pracy w 100% zdalnej:
zrozumienie technologii
Bez uczenia czytelników TechRadar, jak ssać jaja, ważne jest, aby wszyscy Twoi pracownicy, współpracownicy, a nawet menedżerowie byli na bieżąco z technologią wymaganą do operacji biznesowych, a co najważniejsze, z każdym rodzajem technologii. Na przykład, o ile nie jest już wdrożony, ważne jest, aby kluczowi decydenci byli świadomi różnicy między infrastrukturą jako usługą (IaaS), oprogramowaniem jako usługą (SaaS) i platformą jako usługą (PaaS), która jest wymagana zgodnie z ofertą i wymaganiami Twojej firmy.
wybierz prostotę
Oczywiście wdrożenie strategii pracy zdalnej musi rozpocząć się od odpowiedniej technologii. Menedżerom operacyjnym może być bardzo łatwo wybrać wiele różnych narzędzi online lub oprogramowania od wielu różnych dostawców na podstawie ocen użytkowników. Zwykle skutkuje to „potworem Frankensteina” infrastruktury IT, z różnymi aplikacjami SaaS obsługującymi różne usługi lub funkcje biznesowe. W związku z tym niemożliwe jest zwizualizowanie danych organizacji w skali czasowej przydatnej do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Tak nie powinno być, a firmy powinny zapewnić, że wszystkie aplikacje i oprogramowanie pochodzą od jednego dostawcy i na jednej platformie. Łatwość obsługi jest również kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze nowego dostawcy, zwłaszcza że personel musi szybko się dostosować i pracować zdalnie.
Zainwestuj w zasoby internetowe
Niedawny raport brytyjskiego think tanku ujawnił, że jedna trzecia pracowników była świadkiem awarii systemu wideokonferencyjnego w ciągu ostatnich trzech tygodni. Nie jest to zaskakujące, biorąc pod uwagę duży napływ pracowników zdalnych i ogromne obciążenie, jakie powoduje to dla istniejących domowych zasobów komputerowych. Organizacje borykające się z ciągłymi awariami IT wyraźnie nie dostosowały się do wymagań pracy zdalnej online. Wymaga to odpowiedniej przepustowości łącza internetowego (gospodarstwo domowe składające się z 2-4 pracowników zdalnych powinno rozważyć prędkość pobierania co najmniej 100-200 Mb/s). Ponadto przestarzały sprzęt używany wcześniej wyłącznie do przeglądania stron internetowych może nie nadawać się do pracy w domu. Organizacje powinny rozważyć wymianę komputerów lub kamer internetowych pracowników na nowoczesne odpowiedniki, jeśli występują ciągłe problemy z wydajnością lub produktywnością (zwykle specyfikacja systemu to co najmniej 4 GB pamięci RAM, jeden procesor (CPU) o szybkości przetwarzania 1.6 GHz i dysk twardy lub dysk półprzewodnikowy o pojemności co najmniej 100 GB jest idealny).
bezpieczeństwo
Od czasu wybuchu Covid-19 w Wielkiej Brytanii zauważyliśmy wzrost liczby cyberprzestępców próbujących wykorzystać nową szeroko rozpowszechnioną politykę korporacyjną dotyczącą telepracy. Fala nowych niezabezpieczonych urządzeń i coraz częstsze korzystanie z urządzeń domowych dała cyberprzestępcom wiele nowych możliwości wynajmowania, hakowania lub korumpowania, co oznacza, że dane biznesowe są bardziej narażone niż kiedykolwiek. Niezbędne jest korzystanie z usług dostawcy platformy, który priorytetowo traktuje bezpieczeństwo i prywatność. Kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas sprawdzania bezpieczeństwa usługodawcy, to: Czy reklamuje się? - jeśli tak, jest prawdopodobne, że dane klienta zostaną wykorzystane w taki czy inny sposób do spersonalizowanej reklamy, dzięki czemu Twoje dane osobowe i biznesowe będą przechowywane nie tylko we własnej infrastrukturze IT, ale także w usługodawcach reklamujących się na Twojej platformie . Powinieneś również ustalić, czy firma, w której pracujesz, ma własne centrum danych; jeśli tak, możesz być bardziej pewny, że w celu utrzymania bezpieczeństwa stosowane są najbardziej rygorystyczne procedury bezpieczeństwa i należytej staranności. dane z usług, z których korzystasz.
szkolenie on-line
Nie każdy może od razu przyzwyczaić się do nowych technologii. Dlatego ważne jest, aby szkolenia wideokonferencyjne były oferowane wszystkim pracownikom, tak aby każdy mógł jak najszybciej zapoznać się z nowymi technologiami. Przyczyni się to nie tylko do produktywności, ale także do bezpieczeństwa biznesowego: łatwo zapomnieć, że napływ pracy zdalnej zachęca oportunistycznych cyberprzestępców do atakowania pracowników, którzy mogą nie być w niej dobrze zorientowani. prostych środków bezpieczeństwa cybernetycznego lub wykrywania oszustw. Natychmiastowy dostęp do porad i wsparcia technicznego online jest dziś nieoceniony, dlatego w Zoho udoskonaliliśmy naszą całodobową usługę pomocy technicznej online.