Elektroniczne fakturowanie to najlepszy sposób na prowadzenie działalności. Tańszy, szybszy, mniej błędny, integruje się bezpośrednio z procesem księgowym i jest bardziej przyjazny dla środowiska niż fakturowanie papierowe i cyfrowe. Urządzeń elektronicznych podłączonych do internetu jest mnóstwo. Biorąc to pod uwagę, jest bardziej niż prawdopodobne, że niektóre operacje i procesy, które normalnie są wykonywane ręcznie, są skomputeryzowane. Komputeryzacja ręcznych procesów często pozwala usprawnić działalność i pozwala działać z maksymalną wydajnością, a wysyłka faktur nie jest wyjątkiem.
co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna jest elektroniczna przez cały swój cykl życia. oznacza, że tworzenie, wysyłka, płatności i księgowość finansowa odbywają się za pośrednictwem jednego kompleksowego systemu komputerowego. Nie należy tego jednak mylić z fakturą cyfrową, która jest po prostu zeskanowaną fakturą papierową, prawdopodobnie w formacie .PDF. E-faktury różnią się od faktur cyfrowych, ponieważ wymagają od pracowników zapisania informacji na fakturach - jest to proces ręczny, a nie w pełni elektroniczny/skomputeryzowany. Chociaż ogólny termin to „faktura”, faktura elektroniczna lub e-faktura odnosi się do w pełni elektronicznych zamówień zakupu, not debetowych, not kredytowych, warunków i instrukcji płatności oraz dowodów płatności, a także faktur. Zazwyczaj faktura elektroniczna jest wysłane jako plik .XML lub .CSV. Faktury elektroniczne mogą jednak mieć wiele formatów plików lub formularzy internetowych. Na przykład CurrencyPay oferuje elektroniczny portal do fakturowania, w którym użytkownicy wysyłają swoje faktury pocztą elektroniczną z wbudowanymi linkami do płatności. Linki te umożliwiają płacenie rachunków jednym kliknięciem.Korzyści z fakturowania elektronicznego.
Porównując rozliczenia elektroniczne z tradycyjnymi rozliczeniami papierowymi lub cyfrowymi, które w rzeczywistości są rozliczeniami papierowymi, można zauważyć, że rozliczenia elektroniczne przewyższają tradycyjne metody rozliczeń w kilku obszarach wydajności: Koszt Korzystanie z rachunku elektronicznego pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy w porównaniu z papierowymi i faktur cyfrowych. Korzystając z faktury cyfrowej, nie musisz już płacić za papier, na którym są drukowane faktury, ani za opłaty pocztowe wymagane do wysłania faktur do klientów. Jeśli chodzi o fakturę cyfrową, faktura elektroniczna to oszczędność pieniędzy, ponieważ wprowadzenie danych do ksiąg rachunkowych zajmie mniej czasu. Cyfrowa faktura zawsze wymaga wprowadzenia danych przez pracownika, co jest żmudną czynnością, za którą pracownik musi otrzymać zapłatę (czas to pieniądz!). Na przykład w 2013 r. Departament Skarbu Stanów Zjednoczonych oszacował, że wdrożenie e-fakturowania we wszystkich urzędach federalnych mogłoby obniżyć koszty o 50% i zaoszczędzić 450 mln euro rocznie, a statystyki te prawdopodobnie wzrosły od czasu opublikowania raportu. . został opublikowany (2013). efektywność Użytkownicy faktur elektronicznych na ogół uważają, że fakturowanie elektroniczne sprawia, że ich biznes i ich klienci są bardziej wydajni i łatwiejsi. E-faktury można zautomatyzować, aby wysyłać cykliczne faktury, klient może je opłacić jednym kliknięciem myszy, a z reguły e-faktury są przekazywane bezpośrednio do Twoich ksiąg rachunkowych, eliminując czasochłonne dane. czasami kosztowny Proces wejścia. Kiedy dyrektor generalny Vantage Finance, Kevin Halverson, zaczął korzystać z elektronicznego fakturowania w swojej firmie, zauważył, że jego proces fakturowania stał się bardziej wydajny. „Celem zawsze było ułatwienie firmom i konsumentom finansowania i przenoszenia pieniędzy” – powiedział Halverson. „Funkcje rozliczeń elektronicznych Currency umożliwiły firmie Vantage uświadomienie sobie tego: „Zamiast dzwonić do każdego z moich klientów i zbierać informacje o karcie, mogę teraz wysłać fakturę, którą mój klient może opłacić i przetworzyć.” bezpośrednio pocztą elektroniczną. „Według Halversona elektroniczne fakturowanie usprawniło ich procesy rozliczeniowe, eliminując kroki i wykorzystując codzienne metody komunikacji (e-mail), aby uczynić proces rozliczeniowy bardziej przyjaznym dla użytkownika.
(Zdjęcie: © Źródło zdjęcia: Pixabay) Szybkość Elektroniczne faktury mogą być wysyłane, odbierane, opłacane i rozliczane wielokrotnie szybciej niż papierowe i cyfrowe metody fakturowania; Szybkość, z jaką zachodzą te procesy, może znacznie skrócić czas potrzebny na zintegrowanie informacji o fakturze z systemem księgowym. Często informacje z formatu faktury elektronicznej są po prostu pobierane lub automatycznie synchronizowane z Twoimi systemami księgowymi. Eliminuje to czas (i koszt) potrzebny pracownikowi na ręczne wprowadzanie danych. Dokładność Faktury elektroniczne są bardziej dokładne niż faktury papierowe i cyfrowe. W przypadku korzystania z faktury elektronicznej proces fakturowania składa się z mniejszej liczby etapów, a co za tym idzie mniejszego tarcia. Kiedy pracownik jest odpowiedzialny za wprowadzanie i przesyłanie danych, np. w cyfrowych i papierowych metodach rozliczeń, błąd może wystąpić na różnych etapach, np. podczas tworzenia faktury, płatności na rzecz Klienta i wprowadzania danych. Ale kiedy korzystasz z faktury elektronicznej, jest tylko jeden moment, w którym można popełnić błąd: podczas wstępnego tworzenia faktury. Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z faktury elektronicznej zmniejsza ryzyko błędu w procesie rozliczeniowym i księgach rachunkowych. przyjazne dla środowiska Korzystanie z faktur elektronicznych jest lepsze dla środowiska niż korzystanie z faktur papierowych. Wiadomo, że produkcja wyrobów z papieru znacząco przyczynia się do wylesiania. W rezultacie zastosowanie metody fakturowania bez papieru pokaże, że Twoja firma przyjęła na siebie społeczną odpowiedzialność za ochronę środowiska.