O autorze
Andrew Filev jest założycielem i dyrektorem generalnym Wrike, opartej na chmurze platformy do zarządzania pracą.
Światowa Organizacja Zdrowia oficjalnie uznaje wypalenie zawodowe za zjawisko zawodowe. Po raz pierwszy ma to bezpośredni związek z klasyfikacją chorób jako ryzyka zawodowego. Dlaczego stał się tak ważnym tematem?
Jeśli spojrzysz na ostatnie dziesięć lat światowej gospodarki, zobaczysz, że wyścig był dość trudny. W 2009 r. gospodarka prawie się załamała i od tego czasu odrodziła się na nowy poziom. Jest to ten sam rok, w którym popularność smartfonów i mediów społecznościowych zaczęła gwałtownie przyspieszać. Technologie te wywarły ogromną presję na marki, aby działały znacznie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
Marki musiały zapewniać klientom wyjątkowe doświadczenia i generować przychody z nowych kanałów cyfrowych. W rzeczywistości niektórzy nazywają naszą obecną erę „erą postcyfrową”, ponieważ oczekiwania konsumentów osiągnęły punkt, w którym szybkie doświadczenia cyfrowe stanowią barierę wejścia na jakikolwiek rynek, co oznacza, że marki, których nie są w stanie zapewnić, przetrwają. Te nowe siły zachęciły pracowników do pozostawania w kontakcie z pracodawcami za pośrednictwem urządzeń, gdziekolwiek się znajdują.
Niestety technologia rozwinęła się szybciej niż etykieta. Nadal wierzymy, że skoro możemy komunikować się ze swoją pracą 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, to musimy to robić. Nawet gdy nie pracujesz aktywnie, powiadomienia w telefonie i wibracje stale przypominają Ci, że jest jeszcze coś do zrobienia. Po dziesięciu latach cały ten stres stał się tak niezrównoważony, że kraje takie jak Francja i Japonia wdrożyły przepisy dotyczące prawa do odłączenia od sieci i inne reformy, aby pomóc pracownikom znaleźć równowagę.
Jaką rolę, Twoim zdaniem, powinni odegrać liderzy biznesu w zarządzaniu wypaleniem pracowników?
Narzędzia zaprojektowane w celu poprawy elastyczności pracowników rozpowszechniły się, ale od tego czasu osiągnęły punkt malejących zysków – zamiast konsolidować komunikację, zasypują nas wiadomościami i powiadomieniami. Liderzy biznesowi powinni aktywnie myśleć o roli, jaką technologia odgrywa w stresie ich pracowników, i starać się usprawniać swoje stosy dokumentacji, aby mieć pewność, że technologia będzie wspierać ich zespół. To nie tylko źródło rozproszenia uwagi czy obciążenia.
Zamiast pozwalać Twojemu zespołowi na pracę 24 godziny na dobę, Twoja technologia powinna zachęcać do elastyczności i umożliwiać pracownikom rozłączanie się. Liderzy muszą także dawać przykład w tej kwestii i szanować granice swoich zespołów. W ankiecie, którą przeprowadziliśmy na temat stresu w pracy, ponad jedna czwarta (28%) pracowników w Wielkiej Brytanii stwierdziła, że otrzymywanie SMS-ów lub e-maili od szefa poza godzinami pracy ma znaczący wpływ na poziom ich stresu. . Oczywiście oznacza to również, że firmy muszą przyjąć najlepsze praktyki w zakresie planowania projektów. Dlatego nie ma potrzeby spieszyć się w ostatniej chwili, aby osiągnąć swoje cele.
Jaką rolę odgrywa technologia biznesowa w stresie i szczęściu pracowników?
Gdy informacje są uporządkowane i dostępne dla osób, które ich potrzebują do wykonywania swojej pracy, technologie dla przedsiębiorstw mogą zmniejszyć stres i przyspieszyć pracę. Ludzie lubią być produktywni i denerwują się, gdy myślą, że technologia nie pozwala im funkcjonować. Jednak gdy technologia utrudnia produktywność, stres wzrasta. Ponadto technologia na wiele sposobów utrudnia produktywność.
- Przeciążenie komunikacji: komunikacja w systemie lub stosie systemów jest tak duża, że oddzielenie sygnału od szumu jest prawie niemożliwe;
- Fragmentacja: dużą część dnia spędzasz próbując znaleźć informacje, które na pewno widziałeś, ale nie wiesz dokładnie gdzie. Spowalnia to projekty i zmusza zespoły do korzystania z różnych źródeł informacji, co oznacza, że niektóre mogą być nieaktualne, niekompletne lub nieistotne;
- Ergonomia: Technologia trudna lub powolna w użyciu, będąca źródłem frustracji dla każdego, kto próbuje ją wykorzystać. W erze postcyfrowej technologie biznesowe muszą być tak intuicyjne, jak osobiste aplikacje, z których korzystamy na co dzień na naszych telefonach.
Nie mogę wystarczająco podkreślić, jak ważne jest zmniejszenie stresu i frustracji związanej z bieganiem. Niedawno przeprowadziliśmy ankietę, która wykazała, że użytkownicy oprogramowania do zarządzania pracą zespołową w Wielkiej Brytanii o 61% częściej niż osoby niekorzystające z niego twierdzili, że mają „bardzo dobre” relacje ze swoimi menedżerami. . W porównaniu z osobami niebędącymi użytkownikami o 152% częściej twierdzili, że misja ich firmy brzmi „zbyt głośno”, co udowadnia, że jeśli umożliwisz ludziom płynną pracę, zamiast tego odnajdą szczęście. praca.
W jaki sposób firmy mogą wykorzystać swoje technologie, aby pomóc w walce z wypaleniem pracowników?
Dziesięć lat temu szybko rosnącym trendem było wdrażanie technologii oddolnych. Dlatego firmy przeszły przez okres charakteryzujący się szeroką gamą redundantnych i redundantnych technologii, które różniły się w zależności od zespołu. W tamtym czasie trend był dobry i polegał na ponownym angażowaniu pracowników, gdy technologia firmy była żałośnie przestarzała, ale stwarzał problemy związane z poufnością, bezpieczeństwem i fragmentacją informacji.
Menedżerowie IT powinni przeprowadzić audyt swoich systemów, sprawdzić, ile aplikacji jest używanych w ich zespołach i zbadać luki utworzone przez te systemy. To właśnie w tych lukach pracownicy muszą wykonywać bolesne, ręczne procesy, aby zapewnić wzajemną synchronizację informacji.
W idealnym świecie różne zespoły w firmie będą planować projekty i współpracować nad jednym, ujednoliconym rozwiązaniem. Realistycznie rzecz biorąc, może to wymagać kilku systemów, ale muszą być one zintegrowane w sposób, który umożliwi łatwe przenoszenie pracy i aktualizacji z jednego zespołu do drugiego i z jednego systemu do drugiego. drugi wspiera współpracę międzyfunkcyjną i wykorzystuje automatyzację do eliminowania silosów i rutynowych zadań. Zadania.
Wspólne zarządzanie pracą pomaga firmom oferować elastyczną pracę. Ale jak inaczej pomóc zarządzać wypaleniem pracowników?
U podstaw wypalenia zawodowego leżą pewne siły psychologiczne, a jedną z nich jest koncepcja postrzeganej kontroli, która oznacza, że ludzie odczuwają mniej stresu, gdy czują, że są w stanie kontrolować swoją sytuację. Oprogramowanie CWM skutecznie daje ludziom kontrolę nad ich pracą, dając im możliwość pracy tak, jak chcą, projektowania przepływów pracy oraz przeglądania projektów i zadań w spersonalizowany sposób.
Inną główną przyczyną stresu jest frustracja związana z oczekiwaniem, aż ludzie zrobią to, co Ty, aby posunąć projekty do przodu. Wyzwanie polega na tym, że często ludzie nie znają priorytetu pracy lub nie mają kontekstu potrzebnego do rozpoczęcia. GCM ustala priorytety i może przechowywać wszystkie istotne rozmowy, dokumenty i kalendarze w jednym miejscu.
Kwestia tego, co nazywam pracą ukrytą, czyli zadaniami, które są pracą, ale niekoniecznie są realizowane w planie projektu. Planuj spotkania, odpowiadaj na e-maile, zarządzaj wersjami dokumentów – to wszystko zadania, które zajmują dużą część naszego czasu pracy, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy nie. GCM może zautomatyzować lub ograniczyć wiele z tych funkcji, pozostawiając ludziom więcej czasu na skupienie się na pracy, która przynosi rezultaty.
Nierealistyczne oczekiwania również są trudne, a wyzwaniem jest to, że kierownictwo nie ma wglądu w obciążenie pracą swojego zespołu. Platformy MCG mogą zapewnić jasny obraz zdolności pracownika do delegowania zadań, wyznaczania terminów i ustalania priorytetów zadań. 51% pracowników w Wielkiej Brytanii twierdzi, że przydzielanie zadań o nierealistycznych terminach znacząco wpływa na ich stres, a zarządzanie zasobami może pomóc w utrzymaniu równowagi zadań w zespole.
Ponieważ możliwe jest dotrzymanie realistycznych terminów, zarządzanie zasobami może zwiększyć wydajność zespołu. Śledzą także dalej prace, dzięki czemu zespoły mogą rozpocząć planowanie i redukowanie usterek technicznych pojawiających się w ostatniej chwili do niewidocznych opóźnień, co powinno ograniczyć liczbę e-maili i wiadomości wysyłanych późno w nocy.
Większość pracowników miała w swojej karierze co najmniej jedno nieudane wdrożenie technologii. Dlatego też, gdy wprowadzasz nowe narzędzie, jesteś zaskoczony. Zarządzanie zmianami jest niezbędne w każdym programie transformacji, a zwłaszcza takim, który wymaga codziennej zmiany nawyków dużej liczby osób. Możesz wydać dużo pieniędzy na technologię i spowodować jej awarię, ponieważ nikt jej nie zastosuje, więc musisz mieć plan. Kontekst i przejrzystość w komunikowaniu się z pracownikami na temat powodów wdrażania zmiany są niezbędne.
Zacznij od „dlaczego” i spójrz na to z perspektywy „tego, co Cię czeka”, aby pomóc sprzedać pomysł swoim pracownikom. Im lepiej zdefiniujesz powiązanie aplikacji z wynikami (zawodowymi i osobistymi), tym bardziej przychylni i entuzjastyczni będą użytkownicy, którzy ją zaadoptują. Zawsze zachęcamy naszych użytkowników, aby zaczynali od krytycznych przypadków użycia, najpierw zajmując się pilną potrzebą, a następnie bazując na tym sukcesie, aby rozszerzyć wykorzystanie za pomocą innych przypadków użycia.
Istotne jest również, aby rozwiązanie było na tyle elastyczne, aby sprostać różnorodnym preferencjom personelu. Prawdopodobnie nie będziesz miał szczęścia, zmuszając ludzi do korzystania z narzędzia, które sprawi, że będą działać tak, jak robią. Potrzebujesz narzędzia, które działa tak jak oni, ale z optymalizacjami.
Właściwe postępowanie, czyli wybór odpowiedniego narzędzia i skuteczne jego wdrożenie, opłaci się w dłuższej perspektywie.
Andrew Filev jest założycielem i dyrektorem generalnym Wrike, opartej na chmurze platformy do zarządzania pracą.