Gdyby to nie był e-mail, może mógłbym wysłać Ci film.
W ostatnich latach wszyscy przyzwyczailiśmy się do wideokonferencji. Ale jeśli chodzi o komunikację niesymultaniczną lub asynchroniczną, najczęściej zwracamy się do sprawdzonego medium, jakim jest poczta elektroniczna.
E-mail jest dobry do wielu rzeczy, ale zły do komunikowania emocji lub osobowości, dostarczania demonstracji lub pokazywania sceny. Wideo jest do tego lepsze.
„Wiadomości wideo oddają osobowość komunikatora w sposób, w jaki trudno jest osiągnąć najlepiej napisane e-maile” — powiedział Eric Burns, dyrektor generalny Panopto, firmy zarządzającej treściami wideo. „Rozmowa z kimś za pośrednictwem arkusza kalkulacyjnego jest znacznie lepsza niż udostępnianie arkusza i dokumentu”.
Panopto jest jedną z coraz większej liczby firm opracowujących sposoby uczynienia asynchronicznego wideo wygodnym i łatwym dla wszelkiego rodzaju zadań, które są obecnie obsługiwane przez e-mail lub podczas spotkań na żywo. W przypadku demonstracji produktów i samouczków wartość wideo jest oczywista, ale zwolennicy twierdzą, że istnieją inne sposoby wdrożenia wsparcia w celu zwiększenia produktywności organizacji.
przemyśleć spotkanie
Zastanów się, jak zwykle przebiegają spotkania. Sesja rozpoczyna się z kilkuminutowym opóźnieniem, aby dać spóźnialskim czas na rozmowę. Często pojawia się prezentacja, która zwykle nie jest wcześniej udostępniana uczestnikom. Ludzie ignorują to, co mówi mówca, mrużąc oczy, aby zrozumieć, co jest na slajdach.
Spotkania mogą być krótsze, bardziej produktywne i bardziej integracyjne, jeśli część sesji jest wcześniej nagrywana, powiedział Michael Litt, dyrektor generalny usługi przesyłania wiadomości wideo Vidyard. „Panuje powszechne przekonanie, że spotkania powinny odbywać się na żywo”, powiedział, „ale nie wszyscy są pewni swojej zdolności do reagowania w czasie rzeczywistym”. Format nie jest odpowiedni dla osób, które potrzebują czasu na analizę tego, co jest przekazywane. Fizyczne spotkania są zazwyczaj zdominowane przez bardziej ekstrawertycznych uczestników, co wypacza wynik.
Litt sugeruje, aby gospodarz spotkania nagrał prezentację i wysłał ją do uczestników z kilkudniowym wyprzedzeniem wraz z udostępnionym dokumentem w celu uzyskania opinii. „W ten sposób, kiedy wchodzisz na spotkanie, masz już pytania i przemyślenia wszystkich, zamiast spędzać pierwszą połowę na prezentacji” — powiedział. Każda osoba przybywa w pełni poinformowana i gotowa do spędzenia czasu na dyskusji, a nie słuchaniu wykładu.
To samo dotyczy prezentacji handlowych i komunikacji z klientami. „Kiedy wysyłasz klientowi pięciominutowy podgląd tematu z góry, możesz prowadzić bardziej skoncentrowaną rozmowę na żywo” – powiedział Litt.
media gęste informacyjnie
Burns stwierdza, że „przepustowość informacyjna wideo, zwłaszcza w połączeniu z demonstracją lub prezentacją, jest niezwykle duża. Jest idealny do dokumentacji szkoleniowej i referencyjnej. Możesz go przyspieszyć, spowolnić i wyświetlić w kawałkach.
Rejestrowanie spotkań, interakcji z klientami i wydarzeń firmowych na wideo tworzy również archiwum najlepszych praktyk i rozwiązań. „Jeśli zespół wsparcia zauważy problem z przepływem pracy u klienta, może go zarejestrować i wysłać do zespołu inżynierów” — powiedział. „Buduje bibliotekę wideo z cyfrowym wyczerpaniem organizacji podczas rozwiązywania problemów”.
Panopto wykorzystuje głosowe i optyczne rozpoznawanie znaków, aby umożliwić przeszukiwanie treści audio i wideo. Pomimo wad obecnej technologii transkrypcja nie musi być idealna, aby była użyteczna. „Ludzie potrzebują 90% dokładności, aby coś zapamiętać, ale 35% dokładności wystarcza, aby wyszukiwarka zwracała bardzo dokładne wyniki” – powiedział Burns.
Nie każdy czuje się dobrze przed kamerą, ale pandemia okazała się pod tym względem zastępczym błogosławieństwem. Zmusiło to nas wszystkich do nauczenia się przynajmniej kilku podstaw komunikacji wideo i sprawiło, że staliśmy się nieco bardziej tolerancyjni wobec niedoskonałości innych ludzi.
Burns zaleca kilka podstawowych zasad: unikaj niechlujnych majtek, złej higieny i niechlujnych ubrań. Twarze powinny być wyśrodkowane i nie odcinane na czole. Zainwestuj w dobry sprzęt audio i wideo, ponieważ „badania wykazały, że słaba jakość dźwięku sprawia, że ludzie myślą, że są mniej inteligentni”. Szanuj czas widza i staraj się, aby wiadomości były krótkie. Używaj filmów tam, gdzie ma to sens, ale trzymaj starego, dobrego e-maila w tylnej kieszeni.
W ciągu ostatnich kilku lat nastąpiła eksplozja narzędzi ułatwiających przechwytywanie i udostępnianie wideo, w tym Vidyard, Loom, Hippo Video i CloudApp. Mogą być na coś narażeni. Ankieta zlecona przez firmę Vidyard wykazała, że 89% specjalistów ds. usług finansowych uważa, że wiadomości wideo mają większy wpływ niż wiadomości tekstowe, a dwie trzecie stwierdziło, że lepiej poznały klientów dzięki interakcji z wideo. Kto powiedział, że to musi być w czasie rzeczywistym?
Przeczytaj to:
Prawa autorskie © 2022 IDG Communications, Inc.