Sposób, w jaki pracujemy, ewoluuje, oferując pracownikom większą elastyczność i więcej środków komunikacji niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak przy większej liczbie kanałów do koordynacji i współpracy informacje są coraz bardziej fragmentaryczne w różnych aplikacjach i platformach biznesowych. Rezultat: obowiązki są niejasne, praca jest podzielona, a pracownicy mają trudności z nadążaniem za niekończącymi się powiadomieniami.
O autorze Robbie O'Connor, kierownik na region EMEA w firmie Asana. Dodaj do tego wyzwanie związane z przestarzałymi systemami, takimi jak poczta e-mail, które pozostawiają krytyczne informacje i dokumenty utknięte w wątkach dyskusji lub niedostępne dla całego zespołu. Ten brak przejrzystości oznacza, że pracownicy są zmuszeni spędzać godziny tygodniowo na poszukiwaniu informacji i marnować cenny czas na próby nadrobienia zaległości.
Pracownicy każdej wielkości firmy, we wszystkich branżach, spędzają godziny na niepotrzebnych spotkaniach, odpowiadają na e-maile, wyszukują dokumenty i pliki oraz wykonują duplikaty. Nasz indeks anatomii pracy wykazał, że pracownicy wiedzy na całym świecie uważają, że spędzają w pracy jedną trzecią swojego czasu, ale w rzeczywistości prawie dwa razy więcej na powtarzalnych zadaniach o niskiej wartości, takich jak wyszukiwanie informacji, spotkania i komunikacja. To samo badanie wykazało, że organizacje, które nie zarządzają efektywnie obciążeniami, najbardziej ucierpiały na wynikach pracowników (39%) i zatrzymaniu pracowników (33%). Chociaż nie każda praca może mieć wielką wartość, istnieją sposoby na zmniejszenie liczby nieproduktywnych lub powtarzalnych zadań wykonywanych codziennie, w tym ograniczenie do minimum zbędnych spotkań lub zautomatyzowanie powtarzalnych zadań. Wyjaśnienie, jak priorytetyzować pracę w oparciu o to, co przyniesie największą wartość biznesową, to kolejny świetny sposób na poprawę wydajności i zwiększenie wydajności. W Asanie wykorzystujemy strukturę zwaną „Piramidą Przejrzystości”, aby dostosować wszystkich do celu i celów wysokiego poziomu codziennej pracy, którą wykonują, oraz konkretnych wyników, które powinna przynieść indywidualna praca. Te cele wysokiego poziomu muszą zostać uwzględnione w podzbiorze celów krótkoterminowych, tworząc solidne podstawy, które pozwolą menedżerom zapewnić jasną wizję tego, co i kiedy musi się wydarzyć.
Jak technologia kształtuje sposób, w jaki pracujemy? Jakie są zalety i wady?
W ostatnich latach byliśmy świadkami eksplozji aplikacji i oprogramowania zaprojektowanych, aby pomóc pracownikom usprawnić komunikację i współpracę. Stanowi to wyzwanie i szansę dla organizacji i ich pracowników. Chociaż wdrażanie nowych aplikacji i narzędzi często może być idealnym rozwiązaniem zwiększającym produktywność pracowników, są one tak skuteczne, jak zespoły, które ich używają. Z punktu widzenia pracownika ważne jest, aby przejąć kontrolę nad swoimi powiadomieniami, bo w przeciwnym razie to oni przejmą kontrolę nad tobą. Powiadomienia częściowo wyłączone lub pozostawione włączone dla określonych projektów mogą pomóc ograniczyć czynniki rozpraszające uwagę w pracy i umożliwić ich wyłączenie, gdy nie ma Cię na cały dzień. Firmy, które stworzyły oprogramowanie, którego używamy do swojej pracy, również chcą mieć pewność, że użytkownicy mogą się „zamykać”. W Asanie ulepszamy powiadomienia mobilne i internetowe, dając klientom większą kontrolę nad tym, jak i kiedy otrzymują alerty. Firmy powinny również spróbować określić, jak i kiedy korzystać z narzędzi, określając, czy będą one integrować, czy zastępować istniejące procesy i jaki powinien być pożądany wynik dla każdej osoby. Bez uwzględnienia tych czynników zapanuje chaos, pozostawiając zespoły zmagające się z różnymi procesami i chaotycznymi przepływami pracy.
W jaki sposób organizacje mogą skutecznie zarządzać procesami indywidualnymi i zespołowymi, aby ograniczyć powielanie pracy?
Powielanie pracy jest na ogół wynikiem braku widoczności na poziomie poszczególnych zespołów lub różnych działów. Ponad 10% dnia pracownika (4 godziny i 38 minut tygodniowo) jest poświęcone zadaniom już wykonanym. Oznacza to ponad 200 godzin zdublowanych wysiłków i utraconej wydajności każdego roku. To zaskakujący wynik, gdy tak wiele ważnych informacji i dokumentów jest uwiązanych w wiadomościach e-mail lub zakopanych w wątkach. Aby tego uniknąć, organizacje powinny próbować wdrażać narzędzia zapewniające większą przejrzystość, takie jak usługi udostępniania plików, dzięki którym pliki i informacje są bardziej dostępne dla menedżerów i pracowników organizacji. . W coraz większym stopniu przejrzystość może również zachęcać pracowników do większej odpowiedzialności za wykonywaną pracę, co może ułatwić zespołom współpracę.
Dlaczego automatyzacja jest niezbędna do zwiększenia zaangażowania pracowników i osiągania lepszych wyników biznesowych?
Żyjemy w coraz bardziej dynamicznym i zglobalizowanym środowisku pracy, a aby dotrzymać kroku i pozostać konkurencyjnym, coraz ważniejsze dla firm i ich pracowników będzie wdrażanie wspierających ich procesów i technologii. Pracuj mądrzej, nie ciężej. Aby dotrzymać kroku, firmy muszą starać się coraz częściej wdrażać zautomatyzowane narzędzia, aby wyeliminować lub zminimalizować liczbę powtarzalnych lub mało wartościowych zadań z dnia pracy i dać pracownikom czas na skupienie się na pracy, do wykonania której zostali zatrudnieni. . Pomoże to nie tylko zwiększyć wydajność, ale także pomoże pracownikom w większym zaangażowaniu w to, jak ich praca przyczynia się do realizacji celów biznesowych.