- Porównanie
- Ćwiczenia
- 10 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy zakupie oprogramowania księgowego
Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy ma kluczowe znaczenie dla jej sukcesu i rozwoju. Dostawcy oprogramowania, którzy tworzą członków BASDA, przeszli przez tysiące cykli zakupu oprogramowania. Nasz zestaw przewodników po najlepszych praktykach dotyczących wyboru oprogramowania przedstawia to doświadczenie, aby pomóc Twojej firmie w podejmowaniu właściwych decyzji zakupowych i można je znaleźć tutaj. Ten przewodnik koncentruje się na oprogramowaniu księgowym. Sugerujemy przeczytanie go w połączeniu z naszym przewodnikiem po wyborze oprogramowania biznesowego (dla średnich i dużych organizacji) lub naszym oprogramowaniem do wyboru dla małych firm. Zawierają one odpowiednie wskazówki i porady dotyczące wyboru wszelkiego rodzaju oprogramowania biznesowego. Przydatnych może być również nasze 10 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy zakupie oprogramowania do obsługi płac.
1. Zdecyduj dokładnie, jakich funkcji potrzebujesz od swojego oprogramowania księgowego
Aplikacje oprogramowania księgowego mogą mieć różne poziomy funkcjonalności, aby obsługiwać różne rozmiary i złożoność firm i branż, a także mogą być wysoce konfigurowalne. To Ty decydujesz, jakiej dokładnie funkcjonalności potrzebujesz: co jest dla Ciebie niezbędne; co dobrze mieć; których prawdopodobnie nigdy nie będziesz potrzebować. Jeśli nie masz pewności, która funkcja byłaby przydatna, sprawdź swoją sieć równorzędną, zobacz, z jakich podobnych organizacji korzystają, porozmawiaj ze swoim księgowym w celu uzyskania porady, a następnie skontaktuj się z różnymi dostawcami oprogramowania w celu uzyskania wyceny. Podsumowanie Twoich produktów. Oprogramowanie księgowe nie może zrobić z ciebie księgowego, więc jeśli chcesz być całkowicie niezależny i nie korzystać z usług księgowego, twoje oprogramowanie powinno mieć funkcjonalność umożliwiającą składanie legalnych rocznych sprawozdań finansowych. i zeznanie podatkowe Twojej firmy.
2. Jakim typem organizacji jesteś?
W zależności od rodzaju organizacji, dla której kupujesz oprogramowanie księgowe, sprawdź, czy system jest przeznaczony do obsługi tego konkretnego rodzaju działalności, niezależnie od tego, czy jest to firma prywatna, publiczna, organizacja biznesowa sektora publicznego, organizacja non-profit itp. księgowa lub księgowa
![nube]()
(Zdjęcie: Pixabay)
3. Umieść lokalizację w chmurze
Czy powinienem szukać rozwiązania lokalnego czy w chmurze? Pamiętaj, że niektóre rozwiązania w chmurze mogą oferować mniej funkcji, które dokładnie odpowiadają Twoim potrzebom, niż systemy lokalne, które można skonfigurować specjalnie do własnych potrzeb. Jednak rozwiązania chmurowe mogą być bardziej skuteczne w umożliwianiu współpracy online z księgowym lub księgowym, co może być ważne dla Twojego rodzaju działalności na jej etapie ewolucji. Te dwa rodzaje rozwiązań często mają znacząco różne modele finansowe, koszty na miejscu są często bardziej „obciążone”, podczas gdy rozwiązania chmurowe są często bardziej rozłożone w czasie życia tego rozwiązania, więc zastanów się, który typ najlepiej odpowiada Twoim finansom
4. Czy integracje między aplikacjami są niezbędne do prowadzenia firmy?
Czy używasz innego oprogramowania do zarządzania innymi aspektami swojej działalności (na przykład EPOS (oprogramowanie do elektronicznego punktu sprzedaży; oprogramowanie do wprowadzania paragonów)? Czy oprogramowanie księgowe, które rozważasz, łączy się bezpośrednio z tymi aplikacjami, aby uniknąć konieczności powrotu do wprowadzić dane ręcznie?
5. Myśl „multi”
Czy rozwiązanie musi spełniać wszystkie lub niektóre z tych kryteriów, dziś lub w perspektywie średnio- lub długoterminowej - Multi-firmy? Wielowalutowy? Wielojęzyczny? Wielu użytkowników: z potencjałem dla różnych typów użytkowników o różnych prawach dostępu i potrzebach w zakresie funkcjonalności?
6. Jak ważny jest transfer danych?
Jeśli opuszczasz istniejący pakiet lub system ręczny, jakie procesy będą wymagane do przeniesienia wymaganych danych i informacji historycznych? Jeśli masz duże ilości danych, może to być sporym wysiłkiem. Czy dostawca oprogramowania oferuje również usługę przesyłania danych, czy współpracuje z partnerami, którzy to robią, czy też będziesz musiał zarządzać tym wewnętrznie, prawdopodobnie poprzez ręczne ponowne wybieranie numeru? Upewnij się, że możesz spełnić wymagania prawne dotyczące okresu przechowywania dokumentacji i że możesz odpowiedzieć na wewnętrzne lub zewnętrzne prośby o dane historyczne, na przykład od potencjalnych inwestorów lub audytorów.
7. Przepływ danych z rachunków bankowych
Wiele programów księgowych umożliwia importowanie wyciągów bankowych i uzgadnianie ich z posiadanymi danymi. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych bankowych. Czy Twoje ulubione oprogramowanie oferuje takie możliwości?
8. Interfejsy HMRC
Czy oprogramowanie obsługuje interfejsy z HMRC, w szczególności do składania deklaracji VAT? Czy oprogramowanie jest zgodne z inicjatywą HMRC Making Tax Digital (MTD) lub czy dostawca oprogramowania ma jasno określony termin na dostosowanie się do MTD?
9. Zrozumieć, co jest wliczone (i nie jest wliczone) w cenę.
Co jest wliczone w cenę? Czy będziesz potrzebować dodatkowej funkcjonalności za pośrednictwem „dodatków” za dodatkową opłatą, takich jak śledzenie wydatków lub rozliczanie projektów? Jakie są koszty aktualizacji w przypadku rozwoju firmy lub zmian legislacyjnych? Czy pakiet zawiera ograniczenia dotyczące liczby użytkowników lub transakcji, które można przetworzyć? Zamierzasz płacić co miesiąc? kwartalnie czy rocznie? Jakie są zasady anulowania/zakończenia? Jaką dodatkową infrastrukturę techniczną możesz zapewnić? Sprawdź także, jakiej skali i rodzaju dostępu potrzebują Twoi współpracownicy.
![]()
(Zdjęcie: Pexels)
10. Wsparcie techniczne i szkolenia.
Czy dostawca oprogramowania oferuje usługi pomocy technicznej? Czy jest to usługa wyłącznie e-mailowa, czy oferujecie również wsparcie telefoniczne? Kiedy dostępne są usługi wsparcia (tylko godziny pracy, noce, weekendy)? Czy wsparcie i szkolenia są wliczone w cenę oprogramowania, czy są dodatkowe koszty? Czy istnieją różne poziomy pakietów wsparcia z różnymi stawkami? Ten przewodnik pochodzi od brytyjskiej organizacji handlowej BASDA (The Business Application Software Developers Association), która udzieliła firmie TechRadar Pro pozwolenia na jego ponowną publikację. BASDA działa poprzez reprezentację i współpracę, aby zapewnić, że głos brytyjskiej branży oprogramowania dla przedsiębiorstw jest słyszany przez niektóre z najwyższych szczebli brytyjskiego rządu, decydentów politycznych i media branżowe. Więcej informacji o BASDA można znaleźć tutaj.