Lubisz randki? Ani ja.

Zdałem sobie sprawę, że nadszedł czas, aby odejść z mojej ostatniej pracy, kiedy zdałem sobie sprawę, że spędzam średnio sześć godzin dziennie na spotkaniach, z których wiele poproszono o uczestnictwo wyłącznie w celach informacyjnych.

Read.ai zebrało 10 milionów euro, starając się lepiej zrozumieć, co jest nie tak ze spotkaniami, aby osoby prowadzące je mogły działać lepiej.

Ich oprogramowanie analizuje podstawowe dane, takie jak czas rozpoczęcia i zakończenia, frekwencja i czas spędzony na różnych tematach. Następnie zawiera obserwacje pochodzące z uczenia maszynowego z nagrań audio i wideo, które wskazują poziomy zaangażowania mierzone takimi czynnikami, jak zaangażowanie, ton głosu i ekspresja wizualna.

W kwietniu firma opublikowała raport oparty na analizie ponad trzech milionów śledzonych protokołów ze spotkań i zawierał on pewne przekonujące spostrzeżenia.

Mniej więcej jedno na pięć spotkań jest postrzegane przez uczestników jako nieodpowiednie, a tylko 46% otrzymuje ocenę „dobrą”.

Wśród podanych powodów liczba spóźnionych uczestników wzrasta wraz z wielkością spotkania, osiągając 51% tych, którzy spóźniają się na spotkania dla siedmiu lub więcej osób.

Średnio 30% uczestników się spóźnia, jedna czwarta jest niezaangażowana, jedna osoba mówi na prawie połowie większości małych spotkań, a 22% uczestników na spotkaniach liczących co najmniej siedem osób nie mówi ani słowa.

Te wyniki w dużej mierze odzwierciedlają moje własne doświadczenia, więc zainteresowałem się porozmawianiem ze współzałożycielem Read.ai, Davidem Shim, w celu uzyskania porady, jak ulepszyć spotkania. Sprowadzali się do tych siedmiu czynników.

  • zacząć na czas. Złe spotkania wcześnie znikają z torów, mówi Shim. Średnia zaczyna się od 3,3 minuty spóźnienia, co nie brzmi zbyt dużo, dopóki nie pomnoży się straconego czasu przez liczbę osób w pokoju. Im późniejszy czas rozpoczęcia, tym bardziej rozłączona będzie grupa. Nowi przybysze również mają tendencję do mniejszego udziału niż ci, którzy byli tam od początku. „Początkowo wywołuje uczucie depresji” — mówi Shim.
  • Zaproś mniej osóbzwłaszcza na dużych zgromadzeniach. „Stwierdzamy, że ze spotkań siedmiu lub więcej osób 40% nie angażuje się w rozmowę”, mówi Shim. „Fakt, że zdecydujesz się zaprosić zbyt wiele osób, wpędza wszystkich w dziurę, ponieważ boją się urazić innych”. Zamiast tego osoby, które rzadko biorą udział w dyskusji, należy usunąć z listy zaproszonych lub aktywnie zachęcać do zabierania głosu.
  • Wiedz, kiedy się zamknąć. Badania wykazały, że jedna osoba zazwyczaj zajmuje prawie połowę czasu rozmów na spotkaniach dla trzech i sześciu osób. To konferencja, a konferencje są nudne. „Obserwujemy spadek zaangażowania, ponieważ coraz mniej osób monopolizuje rozmowę” — mówi Shim. „Pozyskanie ludzi, którzy się nie odzywali, jest cenne, ponieważ sprawia, że ​​czują się zaangażowani. Obowiązkiem gospodarza jest wiedzieć, kto weźmie udział.
  • krótsze spotkania. Jako dziennikarz otrzymuję wiele argumentów za wzmiankami dla kadry kierowniczej i wprowadzaniem nowych produktów, więc lata temu zacząłem ograniczać wszystkie te spotkania do 20 minut. Odkryłem, że bardziej skompresowany harmonogram zmusza ludzi do rozpoczęcia na czas, szybszego dotarcia do sedna i ograniczenia gadania. Badania Read.ai są zgodne. Okazało się, że zaangażowanie uczestników spada o 16% od początku do końca przeciętnego spotkania, a brak zaangażowania sięga ponad 40% w przypadku spotkań dłuższych niż 50 minut. Rada Shima jest prosta: „Najpierw postaw najważniejsze rzeczy”, mówi.
  • Unikaj niezręcznych chwil. Wartość maleje wraz ze wzrostem liczby spotkań, mówi Shim. „Ludzie są bardziej skłonni do spóźniania się lub spóźniania się, a jest moment, w którym można na kogoś natknąć się zbyt często” – mówi. Piątkowe popołudniowe spotkania są wyjątkowo niepopularne. Najlepsze pory tygodnia to wtorki i środy rano.
  • wideo w. Chociaż wielu z nas łączy miłość/nienawiść z kamerą podczas wideorozmów, badania Read.ai wskazują, że posiadanie jej „prowadzi do lepszych reakcji innych” – mówi Shim. „Nawet jeśli nie lubisz mieć filmu, zwykle sprawia to wrażenie, że jest pewien poziom zaangażowania”. Nie możesz też tak łatwo zasnąć.
  • poproś o opinię. Wielu twórców ankiet internetowych oferuje ograniczone bezpłatne subskrypcje, które w zupełności wystarczają do zbierania anonimowych opinii po spotkaniu. Ponieważ niewielu z nas jest ekspertami w ułatwianiu spotkań, szkoda z nich nie korzystać.
  • Prawa autorskie © 2022 IDG Communications, Inc.

    Udostępnij to