Po raz pierwszy zetknąłem się z terminem „biuro bez papieru” w latach 1980. Prawie 40 lat później nadal wydaje się to odległym celem. Według szacunków, artykuły papiernicze to rynek wart około 150 miliardów euro, który w dającej się przewidzieć przyszłości będzie powoli rósł.
To nie będzie reguła dotycząca wpływu papieru na środowisko; wiesz to wszystko.
Koszty biznesowe sprawiają, że nasze ciągłe poleganie na materiałach drukowanych jest tak kłopotliwe, zwłaszcza teraz, gdy technologia osiągnęła punkt, w którym możemy ograniczyć, a nawet wyeliminować burzę papierową.
Niedawny raport McKinsey wskazuje, że technologia inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP) rozwija się tak szybko, że 70% respondentów w niedawnym badaniu Global Business Leaders stwierdziło, że ich organizacje prowadzą przynajmniej projekty automatyzacji procesów biznesowych . Często prym wiodą inteligentne narzędzia do zarządzania dokumentami.
Jednak przed nami jeszcze długa droga.
„Każdego roku drukowane są prawie trzy biliony stron” – mówi Rohit Sood, szef działu operacji cyfrowych firmy McKinsey w Ameryce Północnej. „Wielu moich klientów to ośrodki masowego przyjmowania”.
Wiele powodów do używania papieru wyparowuje.
Drukowane materiały łatwo się gubią, gubią i ulegają uszkodzeniu. Wygasają w momencie ich wydrukowania. Nie można ich przeszukiwać.
Co być może najważniejsze, wymuszają wykonywanie procesów w seriach, przy czym każdy krok wymaga przeniesienia z poprzedniego.
Dlatego każda przerwa w przepływie wpływa na wszystkie inne części procesu. Dokumentów papierowych nie można przesyłać do bazy danych w celu analizy bez ich ponownego wpisywania, co jest czasochłonnym i podatnym na błędy procesem, którego nikt nie lubi robić.
prawie pełne uznanie
IDP nie eliminuje papieru, ale czyni go bardziej użytecznym, rozpoznając treść drukowaną lub odręczną i konwertując ją na format cyfrowy.
Większość nowoczesnych systemów może teraz wypełniać bazy danych informacjami pisanymi odręcznie i maszynowo, otwierając nowe źródła wartości. Jeden ze startupów, Infrrd, śmiało twierdzi, że jego technologia jest w 100% dokładna w odczytywaniu drukowanych i pisanych odręcznie dokumentów, mimo że korzysta z ludzkich operatorów jako kopii zapasowej.
Gartner szacuje, że IDP będzie w tym roku reprezentować rynek o wartości 4.8 miliarda euro, czyli czterokrotnie więcej niż w roku 2020, dzięki lepszemu rozpoznawaniu obrazów i zarządzaniu treścią w oparciu o sztuczną inteligencję, które „przyspieszyło możliwości przetwarzania dokumentów rozwiązań” – napisał niedawno firma.
Nie wszystkie środowiska są gotowe na zmiany, mówi Sood.
Badania hipoteczne mogą wymagać przesiewania lat dokumentacji papierowej, a wiele starych materiałów nigdy nie zostanie zdigitalizowanych.
Ponadto „niektóre kanały nadal preferują stary, papierowy sposób, a niektóre środowiska pracy bardziej sprzyjają procesom opartym na papierze” – mówi Sood. Przytacza na przykład raporty z konserwacji linii lotniczych zebrane w terenie, które łatwiej wprowadzić na papierze niż na urządzeniu.
Komfort przebija kulturę
Ale kultura potrafi ulegać wygodzie.
Kiedy dziesięć lat temu w moim gabinecie lekarskim przyjęto system kliniczny Epic, przez rok lekarze narzekali na zmianę z rysika na klawiaturę.
Jednak szybko zdali sobie sprawę z wartości posiadania na ekranie całej historii medycznej pacjenta.
Sood wierzy, że rynek IDP, zwłaszcza w połączeniu z zrobotyzowaną automatyzacją procesów, zbliża się do hiperwzrostu.
„Możliwość odczytywania pisma odręcznego i danych nieustrukturyzowanych jest znacznie lepsza” – mówi. „Każdy przypadek użycia, jaki widzę, staje się bardziej wyrafinowany” – mówi Sood. „Zapotrzebowanie na ręczną interwencję szybko maleje”.
Czy IDP to właściwe rozwiązanie dla Twojej firmy? Nagroda staje się coraz trudniejsza do odmowy.
Na rynku są dziesiątki dostawców usług w chmurze i dostępnych jest wiele opcji, które można wypróbować przed zakupem.
Sood sugeruje kilka funkcji, których należy szukać.
Po kilku tygodniach szkolenia system powinien być w stanie szybko odczytać i rozpoznać większość drukowanych treści. Wymagane aktualizacje i zasoby konserwacyjne nie powinny być zbyt drogie, a dostawca powinien oferować programowanie za pomocą narzędzi o niskim kodzie lub bez kodu.
Gartner spodziewa się dalszego rozwoju opcji związanych z sąsiednimi platformami, takich jak analiza tekstu, automatyzacja procesów biznesowych i usługi treści. Z biegiem czasu produkty prawdopodobnie staną się bardziej wyspecjalizowane w przypadkach użycia, takich jak firmy prawnicze i laboratoria medyczne.
„Z biegiem czasu spodziewamy się pojawienia się bardziej wszechstronnych platform językowych, które będą w stanie integrować czaty, dokumenty, pocztę e-mail i inne kombinacje formatu/modalności” – napisała firma.
Przed dokonaniem wyboru rozważ swoje obecne potrzeby i te, które będziesz mieć za pięć lat.
Ponieważ są szanse, że Twój następny system IDP stanie się podstawową częścią Twojej firmy.
Prawa autorskie © 2022 IDG Communications, Inc.